Vom Excel-User zum Forecasting-Pro – mit futureEXPERT

Tobias Fuchs ist Data-&-Reporting-Spezialist bei einem Zuliefererbetrieb für die Lebensmittelverpackungsindustrie, der etwa 250 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen umfasst. Er hat Industriekaufmann gelernt und sich später zum Datenanalyst weitergebildet. Er ist seit 12 Jahren im Unternehmen und erledigt für den Mittelständler die typischen BI-Aufgaben- und Fragestellungen.

Abbildung 1: Tobias Fuchs, Data-&-Reporting-Spezialist.

Tina: Hi Tobias, schön, dass wir uns heute unterhalten können! Ich bin Tina vom future-Team. Wir freuen uns riesig, dass du mit futureEXPERT so happy bist. Wenn es für dich in Ordnung ist, legen wir auch direkt los.

Tobias: Hallo Tina, sehr gerne. Ich freue mich, meine Erfahrungen mit euch und eurer Community zu teilen.

Tina: Tobias, du bist ja, wie wir wissen, der „stille Held“ in deinem Unternehmen. Derjenige, der quasi die BI-Abteilung im Alleingang stemmt. Erzähle uns doch bitte kurz: Was war der Auslöser, dass du dich überhaupt mit dem Thema Prognosesoftware beschäftigt hast?

Tobias: Ja, bei uns war die Situation ziemlich angespannt. Du musst wissen, wir sind ein mittelständischer Zulieferer für die Lebensmittelverpackungsindustrie. Da ist die Produktionsplanung das A und O. Bisher hatte ich auch nichts direkt mit der Planung zu tun, denn das Planungsteam von fünf Leuten kam ganz gut zurecht, aber dann wurde ein Kollege langzeitkrank und ein anderer geht bald in Rente. Da aufgrund des Kostendrucks und der aktuellen Wirtschaftslage diese Stelle mittelfristig nicht neu besetzt wird, musste eine Lösung her, um die Planungsqualität zu halten oder sogar zu verbessern. Da lag dann alle Hoffnung auf mir, ein Tool zu finden, das uns hilft, die Planungsgüte zu erhöhen, ohne dass ich ewig dran sitze. Das war auch der klare Auftrag vom letzten Board-Meeting.

Tina: Das klingt nach einer klassischen Herausforderung. Du hast dich also auf die Suche gemacht. Und wie bist du dann auf futureEXPERT gestoßen? Du bist ja kein klassischer Data Scientist, oder?

Tobias: Das stimmt. Ich bin eher der praktische Allrounder, der mit Excel, SQL und dem ein oder anderen Low-Code-Tool für Visualisierung Wert schafft. Deshalb war auch mein erster Ansatz, einen Excel-Forecast heranzuziehen. Wer dies auch schon versucht hat, versteht bestimmt, warum wir bzw. ich diesen Ansatz direkt wieder verworfen habe. Angefangen von der Fehleranfälligkeit bis hin zum weiterhin bestehenden manuellen Aufwand, sprachen viele Gründe dagegen. So ging meine Suche weiter und ich habe futureEXPERT entdeckt. Anfangs war ich tatsächlich etwas zögerlich. Als ich den empfohlenen Python-Client sah, dachte ich: „Uhm, Python? Da muss ich mich ja erst reinfuchsen.“ Ich hatte vor einigen Jahren zwar schon mal kurz mit R gearbeitet, aber Python war für mich Neuland. Nach vielem Suchen, und zum Teil auch Testen, hat mich kein anderes Tool überzeugt, also hab ich in den sauren Apfel gebissen und hab’ dann noch mal gegoogelt, wie man so eine Python-Umgebung einrichtet. Letztendlich waren auch das nur ein paar Minuten und schon konnte ich loslegen.

Tina: Das ist ja super, dass du da so hartnäckig warst! Viele schreckt so ein Einstieg ab. Und wie war das dann mit den ersten Schritten mit futureEXPERT?

Tobias: Erstaunlich einfach, muss ich sagen! Dank eurer intuitiven Video-Tutorials auf der future-Seite hatte ich wirklich schnell meine ersten Ergebnisse. Das ging Ruckzuck! Seitdem nutze ich futureEXPERT einmal im Monat, und es sind ja jetzt schon vier Monate vergangen.

Tina: Das ist toll zu hören, Tobias! Gerade der einfache Einstieg, auch wenn es im Backend komplex ist, ist uns sehr wichtig. Kannst du uns ein konkretes Beispiel nennen, wie futureEXPERT euch im Alltag wirklich entlastet hat?

Tobias: Gerne. Nehmen wir die monatliche Produktionsplanung für unsere rund 500 Produkte. Früher war das eine riesige Herausforderung und hat uns im Team unheimlich viel Zeit gekostet. Jeder hatte seine Excel-Listen und Schätzungen, wir mussten alles konsolidieren und abgleichen. Da wurde viel diskutiert und am Ende war es doch oft ein Bauchgefühl. Und dann gab es immer wieder Überraschungen, weil die Prognosen einfach nicht verlässlich genug waren.

Tina: Und jetzt? Wie hat sich das verändert?

Tobias: Jetzt ist das ganz anders. Ich lade einmal im Monat unsere aktuellen Daten in den Python-Client, starte das Skript, und futureEXPERT liefert mir in wenigen Minuten eine sehr präzise, datenbasierte Prognose. Ich muss mich nicht mehr ausschließlich auf manuelle Schätzungen verlassen und die Ergebnisse sprechen eindeutig für sich! Das spart uns nicht nur unheimlich viel Zeit, sondern die Prognosegüte hat sich zusätzlich verbessert. futureEXPERT liefert mir zum Vergleich ja sogar Einblicke in die Prognosegüte von weiteren Methoden. Am Ende des Tages haben wir jetzt viel weniger Überproduktion oder Engpässe, und das ist in unserer Branche, gerade unter dem aktuellen Kostendruck, wettbewerbsentscheidend. Es ist wirklich die kostengünstige und zuverlässige Lösung, die wir gesucht haben.

Tina: Das klingt nach einer echten Erfolgsgeschichte für euch! Tobias, siehst du futureEXPERT auch als Werkzeug, das dich in deiner Rolle stärkt und dir vielleicht sogar neue Möglichkeiten eröffnet? Tobias Fuchs: Auf jeden Fall! Ich bin durch futureEXPERT von jetzt auf gleich nicht mehr nur der BI-Ansprechpartner bei uns im Unternehmen, sondern auch der, der die Planungszahlen im Blick und im Griff hat. Denn unser Produktportfolio ist sehr divers, es ist alles dabei, von Schnelldrehern bis zu Langsamdrehern, was auch manchmal saisonal bedingt ist. Bei futureEXPERT können diese ohne extra Aufwand direkt out-of-the-box sinnvoll gehandhabt werden. Durch die präzisen Prognosen haben wir jetzt ein viel besseres Verständnis für saisonale Schwankungen und bestimmte Marktzyklen. futureEXPERT hat Muster in den Daten erkannt, die uns vorher gar nicht so bewusst waren. Dank der Fallbackmechanismen erhalten wir immer ein valides Ergebnis, selbst bei erst kürzlich neu eingeführten Produkten. Gleichzeitig haben wir auch die Möglichkeit auslaufende Produkte frühzeitig zu erkennen, um nur mal ein paar Beispiele zu nennen, was uns besonders an der Arbeit mit futureEXPERT überzeugt hat. Da wir in ganzzahligen Stückzahlen pro Produkt planen, finden wir es zudem super hilfreich, dass futureEXPERT dies auch in seinen Prognoseergebnissen berücksichtigen kann. Damit reduziert sich unser manueller Aufwand zur Nachbereitung der Ergebnisse für unsere Planung nochmal immens.

Tina: Heißt das, euer Planungsteam geht jetzt den ganzen Tag Kaffee trinken?

Tobias: (lacht) Nein, bestimmt nicht. Sie sind eine wichtige Schnittstelle zu futureEXPERT und unserem ERP-System. Sie pflegen nicht nur unser ERP-System mit zusätzlichen Informationen, sie bekommen von mir auch weiterhin die kritischen Produkte, um diese eben nochmals im Detail anzuschauen. Jetzt haben sie dafür auch die Zeit und Muse, die davor einfach nicht gegeben war, was sich zusätzlich auf eine noch bessere Planung auswirkt.

Tina: Wenn ich es korrekt verstehe, hat sich bei euch nun ein gutes Zusammenspiel zwischen Planungsteam und futureEXPERT eingespielt, das einerseits die Prognosegüte erhöht und gleichzeitig den manuellen Aufwand reduziert. Kannst du das bestätigen und woran machst du das fest?

Tobias: Zusammenfassend lässt sich sagen, dass wir jetzt viel proaktiver auf Veränderungen reagieren können, zum Beispiel um unsere Materialbestellungen zu optimieren. Das ist ein echter strategischer Vorteil, der über die reine Effizienz hinausgeht. Und obwohl ich anfangs vor Python Respekt hatte, habe ich jetzt sogar Spaß daran, ein bisschen damit zu experimentieren und tiefer in die Datenanalyse einzutauchen. Es ist schon verrückt, wie schnell man Ergebnisse bekommt, wenn man die richtige Lösung hat. Bei futureEXPERT muss man definitiv kein Data Scientist sein, um damit erfolgreich fundierte Forecasts zu erstellen. Die Unterstützung eurerseits und die Tutorials sind da, um den Einstieg zu erleichtern. Es lohnt sich!

Tina: Das ist ein tolles Schlusswort, Tobias. Tausend Dank für deine Zeit und die offenen Einblicke. Wir bleiben in Kontakt, falls du mal eine Frage hast oder einfach nur eine Idee teilen möchtest – du weißt ja, unser Team ist immer direkt für euch da!

Jetzt futureEXPERT kennenlernen und selbst Forecasting-Held werden!